Saiba tudo sobre Assinatura Digital x Assinatura Eletrônica na SST

Se você é prestador de serviços de medicina e segurança do trabalho certamente já ouviu falar sobre assinatura digital e assinatura eletrônica. E, provavelmente, tem dúvidas sobre o significado ou diferença dos termos, não é mesmo?
Tudo bem! O mundo está se tornando mais informatizado e fica difícil acompanhar tanta novidade. Nós explicamos neste post a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica , e vamos além: contamos para você quando, como e porquê utilizar na sua Clínica de Medicina e Segurança do Trabalho.
Acompanhe e zere suas dúvidas sobre o tema!

É obrigatório ou facultativo o uso na Saúde e Segurança do Trabalho?

Poucos prestadores de serviços de saúde e segurança do trabalho já utilizam a assinatura digital em seus documentos, pois por enquanto ela é facultativa. A partir das datas informadas abaixo, a assinatura digital torna-se obrigatória.
Com isso, o número tende a aumentar, e muito, com a obrigatoriedade da utilização de certificado digital, conforme Portaria 211, de 11 abril de 2019.
A Portaria aponta os documentos de SST que devem receber a assinatura digital: PCMSO, PPRA, PGR, PCMAT, PPR, PGSSMTR, AET, PRR, dentre outros, e também sinaliza o prazo obrigatório para adequação:

• Abril de 2021: demais empresas
• Abril de 2022: empresas de pequeno porte
• Abril de 2024: microempresas e microempreendedores individuais

A área de SST envolve muitos documentos, períodos extensos de guarda e alto volume de impressão de papeis. Esta obrigatoriedade, além de modernizar o setor, trará mais agilidade e empatia com o meio ambiente, e menos burocracia.
Agora que você sabe que terá um prazo para adequar a sua clínica de medicina e segurança do trabalho para a assinatura digital, é hora de compreender a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica!

 Assinatura Digital

Imprimir, assinar e guardar documentos como PPRA ou PCMSO, por exemplo, exigem gastos com impressão, tempo e custo de deslocamento do profissional que vai levar o documento até a empresa cliente, além de espaço para ser armazenado.
A assinatura digital torna esse processo mais fácil: você assina digitalmente o documento e envia de forma eletrônica para o seu cliente, que guarda esse documento em seu computador, sem a necessidade de documento físico e deslocamento em nenhum momento deste processo.
É comum que as pessoas fiquem receosas quanto à sua legitimidade, pois a assinatura manual, por muitos anos, foi a única forma de assinatura aceita. Mas fique tranquilo! A assinatura digital (sua assinatura virtual) possui validade jurídica e é altamente segura , porque atende a critérios criptográficos. Se torna um documento único e intransferível, como se você apresentasse seu RG, por exemplo.
Importante: Saiba que a assinatura , de fato, não é visível para quem olha o documento . Na prática, se trata de um elemento criptográfico inserido no código do arquivo .PDF.
É comum que algumas espécies de “carimbos” ou “marcas d’água” sejam inseridas para indicar que o documento foi assinado digitalmente. Porém, o carimbo ou marca d’água não são a assinatura propriamente dita e nem possuem qualquer validade jurídica, o que interessa é o código interno do arquivo.
Aqui estão alguns modelos de assinatura digital, como vemos:

E esse é o modelo de assinatura digital, quando lida no painel de assinaturas do .PDF: 

Você pode acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI , para utilizar o verificador de conformidade do padrão de assinatura digital ICP-Brasil e garantir que a sua assinatura digital atende o padrão brasileiro.
E para você assinar digitalmente é necessário um certificado digital, que confirma a identidade da pessoa que assinou , através de uma entidade certificada pelo governo.

Certificado Digital

O certificado é um arquivo digital e intransferível, que representa proteção dos dados pessoais e jurídicos, além da autenticidade. É com ele que o prestador de serviço garante que quem está enviando as informações é realmente ele.
Podemos relacionar o certificado digital como sendo o antigo “reconhecimento de firma em cartório”.
É seguro, pois utiliza criptografia de dados e possui prazo de validade pré-determinado. No Brasil, o órgão responsável pelas normas de segurança dos certificados e validade, é a ICP Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
Dois modelos podem ser escolhidos, o A-1 (com validade de 1 ano e possível de ser instalado em diversos computadores) e o A-3 (com validade de até 3 anos e possível de ser acessado por meio de token, como um pen drive ou cartão inteligente). Aqui, você tem informações mais detalhadas sobre Certificado Digital , opções disponíveis, valores e onde é possível adquirir.
É importante salientar que, com a chegada do eSocial para a Saúde e Segurança do Trabalho, as clínicas vão precisar adquirir o seu certificado digital para envio das informações de seus clientes ao Governo.

Assinatura Eletrônica

Já, a assinatura eletrônica não exige o certificado digital . A segurança deste tipo de assinatura se dá por meio da captura de informações e evidências digitais , como geolocalização, IP do computador e outras mais, que são informações que podem garantir a identidade de quem assina.
Uma forma prática de explicar o uso da assinatura eletrônica na clínica de SST pode ser a assinatura de um funcionário na tela do tablet, (similar quando recebemos uma encomenda por exemplo). Essa assinatura é digitalizada e pode ser inserida no arquivo .pdf de um ASO.
Esse é apenas um exemplo de assinatura eletrônica, que pode ser feita de várias formas: desde o envio de uma mensagem para o celular da pessoa com um código que ela precisa informar, até o envio de um link para e-mail pessoal , onde seja necessário acessar e confirmar algumas informações cadastrais como nome e CPF...
Diferente da assinatura digital, a assinatura eletrônica não tem presunção de legalidade , isso quer dizer, caso a assinatura seja questionada, a pessoa que assinou deve provar que realmente foi ela que assinou o documento.
Dessa forma, por não haver um certificado digital e presunção de legalidade, é necessário que haja um acordo entre as partes envolvidas.
Outra dica é utilizar sistemas que coletam o maior número de evidências possíveis para garantir esta autenticidade e tornar o processo mais seguro.
Agora que você compreendeu a diferença de uma assinatura e outra, vamos responder aos questionamentos mais comuns referentes a este tema. 

1 – Em um documento podem constar os dois tipos de assinaturas ao mesmo tempo?

Sim. É a chamada assinatura híbrida.
Ambas podem ser usadas para diferentes processos e em um mesmo documento, mantendo o seu valor legal.
Um exemplo prático de uso da assinatura híbrida em uma clínica de medicina e segurança do trabalho pode ser o ASO. O médico do trabalho assina o ASO digitalmente (por ter um certificado digital) e a pessoa que realizou o exame periódico assina eletronicamente, por meio de tablet.

2 - Se um documento assinado digitalmente for impresso, ele tem validade?

NÃO. Pois a validade da assinatura digital está relacionada à elementos criptográficos que constam apenas no documento digital. Ao imprimir, se torna apenas uma cópia não assinada, sem valor legal.
Essa regra se aplica também à assinatura eletrônica.
Por essa justificativa o exemplo anterior sobre o ASO ser assinado de forma híbrida (digitalmente, pelo médico do trabalho e eletronicamente, pela pessoa) funciona perfeitamente se não for impresso.
Importante: Caso a empresa que sua clínica atenda exija o ASO impresso, não é possível utilizar nenhuma das duas assinaturas.

3 – Por que apostar em assinatura digital antes da obrigatoriedade?

Apesar da assinatura digital ainda não ser obrigatória, (consulte os prazos conforme porte da empresa no início deste artigo) caso a sua clínica de SST opte por já iniciar o uso, é possível.
As vantagens são inúmeras:

• Agilidade e praticidade: Você assina sem sair da sua clínica e não precisa se deslocar até o cliente para entregar o documento físico.

• Economia com impressão de papel; com espaço de armazenagem do papel; com deslocamento, e posteriormente, com tempo de procura do documento em meio a tantos outros – isso sem falar da atitude positiva com o meio ambiente!

• Maior informatização e segurança: Por utilizar um método seguro, moderno e com validade judicial.

4 – Qual a melhor forma de guardar documentos eletrônicos, assinados digitalmente ou eletronicamente?

Um ponto muito importante que precisa ser levado em conta pela clínica de SST que passar a usar assinaturas digitais ou eletrônicas em sua rotina, é a rotina de guarda desses documentos.
Até então, os documentos eram impressos e arquivados em gavetas, pelo período obrigatório de cada documento. Como eles não serão mais impressos (até porque perdem a sua validade, conforme resposta da pergunta 2), é necessário colocar em prática um novo tipo de guarda de documentos na clínica.
Uma prática recorrente de backup , o uso de HD externo ou GED são opções possíveis e adequadas para essa finalidade.
Lembre-se: o período de guarda dos documentos não mudou e, a qualquer momento, a fiscalização pode exigir a apresentação do documento. Guardá-los de forma segura é item essencial para quem aderir à assinatura digital ou eletrônica.

5 – Digitalizar uma assinatura e assinar digitalmente é a mesma coisa?

Não. Assinar digitalmente é o que foi explicado no começo deste artigo, é relacionado a um certificado digital e possui validade jurídica.
Digitalizar uma assinatura não possui nenhuma validade jurídica. Ela consiste simplesmente em imprimir um documento, assinar manualmente, escanear e enviar por e-mail para que a outra parte imprima, assine, escaneie e envie de volta por e-mail. Ou, ainda, em assinar um papel, bater foto da assinatura e inserí-la como imagem no local sinalizado no documento.
Muito cuidado! Essa prática é totalmente diferente de uma assinatura digital. Além de ela não eliminar o uso do papel, não oferece nenhuma legalidade, o que pode facilitar fraudes e gerar dor de cabeça e custos no futuro!

6 – Como é possível adaptar o documento digital?

Se em algum momento existir a real necessidade de impressão de um documento assinado digitalmente, o correto é realizar a assinatura física do documento.
Também, os sistemas de certificação digital armazenam os documentos em nuvem (forma online). A maioria relaciona ao documento um número, código ou link, pelo qual é possível acessar o documento digital de qualquer local e confirmar sua validade.
Aqui vai um exemplo de como isso pode ocorrer no dia a dia: a clínica de saúde e segurança do trabalho emitiu um PPRA com assinatura digital para uma empresa cliente. Caso a fiscalização bata nesta empresa, exija o PPRA, e a empresa não salvou o arquivo enviado pela clínica ela tem duas alternativas:

1. Ela pode solicitar à clínica a impressão do programa com assinatura manual ou
2. O link de acesso à nuvem para que o fiscal consiga acessar o documento online para conferência.

O tema assinatura digital e assinatura eletrônica são muito bem abordadas e explicadas pela Bry Tecnologia , caso deseje entender ainda mais profundamente o assunto.
Espero que as informações tenham sido úteis para sanar as suas dúvidas! Aproveite para acessar nossos materiais gratuitos , onde você encontra diversos materiais relevantes como eBooks, vídeos e muito mais sobre SST!