eSocial e SST: Passos e prazos para se preparar a tempo

O eSocial demorou, mas chegou. O que já é realidade para diversas empresas que entraram na fase 1, em janeiro de 2018, logo chegará também para as empresas de SST, em JANEIRO DE 2020 : eSocial e SST estão chegando!

Será a vez da saúde ocupacional e da segurança do trabalho informarem os dados e emitirem os documentos no formato exigido.

Agora você já sabe quando precisa estar com os seus serviços de SO e ST em dia com o eSocial.  Que tal compreender os passos que você deve seguir para ficar em dia no prazo correto?

Acabe com as dúvidas que você tem sobre eSocial  e SST de uma vez! Acompanhe o post e inicie as atividades para deixar a sua empresa em dia e, você, ficar tranquilo com o eSocial!

O envio das informações precisa ser em formato xml . Essa exigência faz com que os profissionais de clínicas, assessorias e consultorias em saúde e segurança ocupacional saiam à procura de um software que emita os documentos legais desta forma.

IMPORTANTE: ter um software de saúde e segurança do trabalho por si só não deve ser sinal de tranquilidade. Você precisa se perguntar: ele gera o formato xml? Possui a Tabela 23 para o enquadramento dos riscos do PPRA? E a Tabela 27  para a codificação dos exames? O grau de detalhamento dos EPCs e EPIs  exigido está sendo seguido? Possui os campos necessários para o cadastro dos trabalhadores com todas as informações solicitadas pelo eSocial? E muitas outras questões que poderiam ser listadas aqui.

Simplificando, você precisa confiar no seu fornecedor de software e se certificar com ele se todas as informações que serão exigidas pelo governo estão realmente contempladas no sistema. Em caso negativo, você deve procurar outro fornecedor , assim como o Madu , que é um software para prestadores de serviços de saúde e segurança do trabalho totalmente pronto para o eSocial e SST!

Esse é o primeiro passo que sua empresa deve seguir! Até porque, se você não emitir os documentos legais com as informações completas e no formato xml, seus clientes irão em busca de outros fornecedores no mercado. Eles não podem ficar à mercê de multas por sua empresa não estar adequada.

Vamos conhecer os próximos passos?

Você já possui um sistema pronto para o eSocial e SST. E agora?

É necessário que você mapeie a estrutura organizacional dos seus clientes conforme o que eles informam em seus sistemas de RH.

Uma revisão dos dados de todos os funcionários deve ser feita : as datas de admissão conferem? Lotação, setor e cargo também? Este é um trabalho bem minucioso e demorado, mas extremamente importante.

Nesta etapa, você precisa do apoio de seu cliente. A comunicação com ele será essencial para não gerar inconsistência de informações.

Vou citar um exemplo: um trabalhador mudou de função. Isso acarretou no surgimento de novos riscos aos quais ele não estava exposto antes. O ASO precisará ser atualizado, caso contrário a empresa terá uma informação e a clínica, outra. Este exemplo dá margem para autuação por parte do eSocial sobre a sua empresa cliente. Chato né?

É comum que na pressa do dia a dia o cadastro dos trabalhadores não seja feita de forma completa. O que antes não causava maiores problemas, agora, com o eSocial não poderá ficar incompleto.

Informações como CPF  e CRM – que precisam ser válidos para o sistema não acusar como inconsistente – e o PIS, PASEP ou o NIT – Número de Identificação do Trabalhador – serão obrigatórios.

Os cadastros referentes aos profissionais da prestadora de serviços de SST e ao próprio estabelecimento também precisarão ser informados por completo:

– NIS do responsável pela monitoração da saúde – lembrando que alguns profissionais não possuem carteira de trabalho e, consequentemente, não possuem o NIS;

– CNPJ do prestador de serviços.

Agora, com os cadastros completos, chegou a hora de realizar o PPRA e o PCMSO. Compreenda as novidades:

O enquadramento dos riscos deverá ser feito relacionando à Tabela 23 – Fatores de Risco do Meio Ambiente do Trabalho . Desta forma, não será mais possível apenas informar o ruído como um fator de risco, por exemplo. Essa informação terá que ser desdobrada para ruído de impacto ou ruído impulsivo.

O grau de detalhamento das informações sobre EPIs e EPCs também será minucioso. A partir de julho de 2019, diversas informações serão obrigatórias: Se foram observadas as condições de funcionamento do EPI ao longo do tempo, a periodicidade de troca, e higienização conforme orientação do fabricante.

Outra exigência será a descrição dos grupos homogêneos de exposição . É a famosa “quebra dos ambientes” . Vou dar um exemplo para você compreender mais facilmente: Em uma empresa existe o setor Produção. Neste mesmo ambiente há trabalhadores com funções diferentes e expostos à riscos diferentes. Você deve “quebrar” este ambiente em Produção 1, Produção 2, Produção 3… conforme a necessidade. Desta forma, você une os grupos de trabalhadores expostos aos mesmos riscos.

Os exames precisarão ser codificados conforme a Tabela 27 . Desta forma, ao invés de um exame ter uma descrição, como por exemplo, “exame clínico”, ele será atrelado a um código.

Uma colocação importante : como a necessidade de revisão destes programas é de 1 ano, os PPRAs e os PCMSOs realizados a partir de agosto de 2018 estarão válidos por um período de tempo em que o eSocial já iniciou. Então, as informações faltantes, que são exigidas pelo eSocial, terão que ser informadas como complemento aos programas.

A melhor resposta para esta pergunta é “ainda hoje” ou “o quanto antes” . Isso porque você está prestes a perder negócios por não estar com sua empresa adequada ao eSocial e SST.  Você não quer seus clientes migrando para os seus concorrentes, não é?

O Madu tem este artigo completo , onde o Coordenador do eSocial, José Maia, esclarece o que esperar do eSocial 2020!

Além disso, você conseguiu compreender a dimensão de tarefas que você e sua equipe precisam atualizar ou complementar, além da necessidade de ter um software implantado e funcionando adequadamente. Tenho certeza que você vai preferir colocar tudo em dia aos poucos, a partir de agora, do que ter que contratar mais pessoas em dezembro , por exemplo, para conseguir dar conta da demanda!

Aproveite a chegada do eSocial para ver nele não os problemas, mas sim, as oportunidades que ele oferece para a sua empresa.  Você terá que investir em um software e um bom tempo para adequação das informações, mas, se você sair na frente, com certeza vai conquistar novos clientes! As empresas estão buscando prestadores de serviços de saúde e segurança ocupacional que estejam atentos e preparados para o eSocial.

Então, pronto para começar? Conheça o Madu e veja como este software vai ajudar a sua empresa neste processo . Bons negócios!

Quintina Denise da Rosa