Arquivo XML: 5 respostas para as Clínicas e Consultorias de SST

Pode respirar aliviado: este assunto não é uma dúvida só sua! Aliás, o arquivo XML gera constantes perguntas dos prestadores de serviços de SST ao Madu.

Que os serviços de Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho devem estar alinhados às exigências do eSocial, todo mundo já sabe. Mas, que alinhamentos são estes, afinal? O que é esse tal de arquivo XML? Devo encaminhar para o cliente ou encaminhar direto ao governo?

Se estes questionamentos ainda deixam você inseguro, esta realidade está prestes a mudar. Vamos às respostas?

O eSocial não veio para mudar, mas sim, para fazer valer a legislação que já existia, porém, nem sempre, era seguida.

Para isso, haverá a padronização das informações para serem enviadas – o famoso arquivo XML – o qual é gerado apenas por softwares específicos.

Deixar de lado as planilhas e documentos em word, e passar a inserir dados de empresas, trabalhadores e documentação de SST em um software será necessário. Desta forma, haverá a garantia da segurança dos dados, da integração de informações e a geração do arquivo XML.

A legislação e as obrigatoriedades do eSocial estão distribuídas em muitas NRs e Manuais , não é simples lembrar de cada uma delas, não é mesmo?

De forma a facilitar o dia a dia e trazer a confiança que as Clínicas e Consultorias de SST estão seguindo o exigido, os softwares já estão prontos para atender a todas estas exigências. Conheça o Software SST Madu!

Você irá digitar as informações de PPRA, PCMSO, ASO e demais documentos de SST , da mesma forma que sempre fez até hoje. As especificidades do eSocial serão trazidas no software como, por exemplo, a lista completa de códigos das Tabelas 23, 27 e 29, respectivamente para riscos, exames e treinamentos. 

Você não precisa saber todos os códigos, o software traz para você. Basta selecionar um dos códigos! Da mesma forma a questão dos prazos dos exames periódicos. A legislação existe há muito tempo, mas é comum vermos exames sendo realizados com atrasos. O software facilitará a gestão para que você não tenha atrasos nos agendamentos e, com isso, esteja atendendo ao eSocial.

Como você pode perceber, os softwares vieram para auxiliar e simplificar o trabalho, garantindo que a sua clínica de medicina ocupacional atenda à legislação. Se você ainda vê o software como um empecilho, precisa urgentemente mudar a sua forma de percepção.

Com um software de SST , você pode ficar tranquilo e focar mesmo na geração dos documentos de SST – com muito mais agilidade! -, usando o seu conhecimento de saúde e segurança do trabalho. Deixe a parte da legislação e técnica de informática com o seu software!

A sigla, que vem do inglês Xtensible Markup Language, dá nome a um conjunto de códigos aplicado em textos e documentos para que os computadores possam ler.

É um formato de arquivo que torna fácil o compartilhamento e a leitura das informações por diversos computadores. Isso mesmo, por computadores! Pois, se você tentar ler um documento neste formato, não conseguirá entendê-lo muito bem. Veja abaixo uma prévia de como você vai ver o arquivo XML.

É importante mencionar também, que o arquivo XML proporciona uma maior proteção às informações que estão sendo enviadas.

A movimentação de um trabalhador é a ação que inicia o processo de geração de arquivo XML.

Quando há uma mudança de função, desligamento, exame periódico ou admissional, deve ocorrer a geração e envio de arquivo XML. Se em um mês, por exemplo, não houver movimentação de trabalhadores, não será necessária a geração e envio do mesmo.

Sim, é verdade! Pois as informações de saúde ocupacional e segurança do trabalho precisam estar alinhadas e serem enviadas juntas para o Governo ou para o seu cliente.

Se você é uma Consultoria apenas de Segurança do Trabalho , por exemplo, e quer se manter no mercado com a chegada do eSocial, precisa urgentemente fazer parceria com um médico do trabalho ou uma Clínica de Medicina Ocupacional.

Isso porquê ambos precisam utilizar o mesmo software de SST para o lançamento das informações e a geração do arquivo XML.

Se você não tiver uma parceria, é necessário, pelo menos, que o médico ou a Clínica tenha um software de SST e aceite receber os laudos de Segurança do Trabalho impressos. Eles podem digitar no sistema e, assim, juntamente com os laudos de saúde ocupacional, gerar o arquivo XML.

Se a sua Consultoria de Segurança do Trabalho executa trabalho para diversas Clínicas, este pode ser um problema, pois é provável que a maioria não concorde em trabalhar desta forma. Afinal, seria um trabalho a mais para as Clínicas.

Há outro ponto que impacta negativamente: ao realizar o envio do arquivo XML, o sistema vai acusar se está OK ou se há erros a serem corrigidos antes de finalizar o envio. Se apontar erro, será necessário ajustar a informação, e aí a Clínica vai precisar contatar a Consultoria… Some a isso, o prazo de envio a ser cumprido.

– Saiba que os Eventos S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho e S-2240 Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco são os Eventos que trazem maior complexidade de informações. Por isso,indicamos que sua Clínica/ Consultoria de SST faça o envio direto ao Governo, ao invés de enviar aos seus clientes.

– Ah, se você está pensando em enviar os documentos para o escritório contábil para contornar esta dificuldade, essa não será uma boa saída. Nem todos os escritórios possuem sistemas que vão importar o arquivo XML e, assim como as Clínicas, não serão todos que vão aceitar fazer este serviço extra.

É bem provável que a sua Clínica ou Consultoria de SST atenda a clientes de diferentes cenários: aqueles que possuem parte da SST realizada internamente na empresa, outros que terceirizam a SST de forma geral e, também, aqueles que terceirizam com diversos prestadores de serviços.

O atendimento que você precisa prestar deve ser diferente para cada um deles, atendendo as especificidades. Vamos aos exemplos para tornar a sua compreensão mais fácil:

A empresa possui um técnico em segurança do trabalho que a realiza a gestão da segurança internamente.

Ela terceiriza somente a parte de saúde ocupacional: PCMSO e exames médicos.

Desta forma, a clínica de medicina ocupacional precisa negociar com o seu cliente a forma de envio:

1 – Se a clínica recebe o PPRA, digita ele no software e, com base neste documento, gera o PCMSO e os ASOs, emite o arquivo xml e envia tudo diretamente ao eSocial.

2 – Se a clínica, ao gerar o arquivo XML, o encaminha para que a empresa possa importar o arquivo XML em seu sistema e realizar o envio ao eSocial.

3 – Se a clínica entrega o ASO impresso em papel, como era feito antes, e a empresa digita as informações e envia ao eSocial. Para a segunda e terceira opções, é necessário que o cliente tenha um sistema que permita a importação do arquivo XML do ASO ou a digitação das informações e que envie ao eSocial.

Se a empresa cliente não tiver um sistema, somente a opção 1 poderá ser escolhida.

A empresa não possui ninguém que cuide da saúde e segurança ocupacional internamente. Ela terceiriza a gestão completa de SST com uma clínica ou consultoria. Mediante este cenário, a clínica tem somente uma opção para oferecer aos seus clientes: enviar todas as informações de saúde e segurança diretamente ao eSocial.

A empresa terceiriza toda a gestão de Saúde e Segurança do Trabalho com seus diversos prestadores de serviços de SST, localizados em diferentes cidades.

Se o cliente desejar, as informações podem ser enviadas diretamente ao eSocial por cada um dos prestadores separadamente. Porém, é importante lembrar que os dados de ambientes de trabalho possuem um código único por empresa, o que pode causar uma duplicidade ou inconsistência nos ambientes de trabalho, se cada um dos prestadores utilizarem os mesmos códigos de ambientes em sistemas diferentes.

Se você utiliza o sistema Madu, pode ficar tranquilo! Pois o Madu gera, junto ao código cadastrado, um código aleatório, para que a duplicidade jamais aconteça!

Quer entender como funcionará o Gerenciador de Eventos do eSocial Madu? Acesse o fluxograma!

Quintina Denise da Rosa